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ASSISTANT ADMINISTRATIF - H/F

Profil recherché

De formation Bac+2 en assistant de manager, vous disposez des qualités suivantes :

Rigueur, organisation,   fiabilité et discrétion

– Respect des délais

– Sens du contact

– Capacité à travailler en équipe

– Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, base de données)

– Travailler avec des interlocuteurs variés

 

Missions

Au sein de la Direction Relation Client et Proximité, vous assurez  la gestion administrative, technique et organisationnelle des réunions COMOP, COTER et toutes autres réunions et vous apportez une aide permanente dans le suivi de dossiers. Vous assurez une communication transversale à travers l’ensemble de la direction et des autres directions.

Vous serez amené(e) à venir en appui logistique et administratif pour la Direction Commerciale et Marketing à la demande de la Direction Générale Adjointe et en cas d’absence des agents d’accueil, vous serez amené(e) à assurer l’accueil du siège

A ce titre, vous serez en charge de :

Gestion Administrative

  • Assurer la gestion administrative : rédiger les supports et courriers en lien avec le planning d’activité, saisir et assurer le suivi des courriers adressés au directeur en fonction des urgences
  • Assurer le suivi des courriers de réclamation des clients et des institutionnels : orienter vers le bon interlocuteur, saisir dans la GRC et rédiger des éléments de réponse
  • Concevoir et suivre les outils en lien avec l’activité (tableaux de bords, ppt, …)
  • Centraliser les demandes et réserver les salles de réunions
  • Préparer et concevoir les supports en fonction des directives (convocation, compte-rendu, notes de services,…)

Coordination et organisation de réunion

  • Préparer et organiser les réunions COMOP, COTER et autres évènements
  • Coordonner les activités afin de préparer les dossiers des différents événements
  • Assurer le relai, le suivi des demandes internes et externes

Suivi budgétaire

  • Collecter les demandes de remboursements, mettre à jour les saisies dans le tableau de suivi de la direction
  • Assurer la validation des factures et établir les bons à payer pour la comptabilité
  • Mettre à jour le suivi des dépenses de la direction et du budget fournitures

Autres missions

  • Assurer la bonne circulation des informations au sein des différents pôles de la direction et est amené(e) à venir en renfort administratif sur les autres pôles de la direction à la demande de la DGA.
  • An cas d’absence des agents d’accueil, est amené(e) à assurer le remplacement de l’accueil du siège

 

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    Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier papier et informatisé, par Mme Valérie SCHAUINGER, Responsable Développement des Ressources Humaines, dans le but de traiter votre candidature.
    Elles sont conservées pendant une durée de 6 mois et ne seront accessibles que par la Direction des Ressources Humaines.
    Conformément à la loi Informatique et Libertés complétée par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données à caractère personnel vous concernant, les faire rectifier ou supprimer en contactant Mme Agnès Garcia, Déléguée à la protection des données.