Gestionnaire administratif copropriétés H/F

Rattaché(e) à la Direction Commerciale et Marketing, vous assurez le suivi administratif et financier des immeubles en copropriété.
Vous veillez à la bonne gestion des relations avec les syndics et contribuez à la qualité des informations transmises, au pilotage des charges et à la maîtrise des délais.

Vos principales missions

Gestion administrative et comptable des copropriétés

• Traiter les éléments administratifs, financiers et comptables transmis par les syndics : appels de fonds, budgets, régularisations de charges, etc.
• Planifier et contrôler la réception des décomptes de charges dans les délais impartis
• Vérifier l’exactitude des données, comptabiliser les appels de fonds et établir les éléments nécessaires aux régularisations annuelles pour les clients VIVEST

Suivi via l’outil de gestion

• Participer à la mise en place et à l’exploitation de l’outil de gestion dédié aux copropriétés
• Tenir à jour l’annuaire complet des copropriétés et des lots confiés en gestion
• Suivre les décisions issues des assemblées générales (votes, travaux, appels de fonds)
• Réaliser des exports comptables et produire des données statistiques sur l’activité

Participation aux assemblées générales

• Transmettre convocations, consignes de vote et décisions aux équipes territoriales et agences
• Consigner les décisions dans l’outil de gestion et, le cas échéant, assister les représentants VIVEST lors des AG nécessitant une expertise spécifique

Gestion des copropriétés gérées directement par VIVEST

• Organiser la gestion des deux copropriétés dont VIVEST est syndic : préparation des comptes, appels de fonds, suivi des impayés
• Préparer et participer aux assemblées générales correspondantes (ordre du jour, convocations, procès-verbaux…)